Co to jest compliance i dlaczego warto o nie zadbać w firmie?
Dbanie o zgodność działań z przepisami prawa to jedno z najważniejszych obowiązków każdego przedsiębiorstwa. W ostatnich latach coraz częściej można spotkać się z pojęciami takimi jak compliance lub compliance officer. Wszystko to ma związek z zapowiedzią nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie, czym jest compliance oraz jak poprawnie wdrożyć je w swoim przedsiębiorstwie.
Compliance — co to?
Jeszcze przed wprowadzeniem wewnętrznych regulacji prawnych każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć czym jest compliance. W wolnym tłumaczeniu termin ten określa “spełnienie”. Co to tak naprawdę oznacza? W praktyce jest to nic innego jak zgodność z istniejącymi przepisami prawnymi. Należy również podkreślić, że przedsiębiorstwo, które zdecyduje się wprowadzić w swojej działalności model compliance zobowiązuje się do przestrzegania regulacji prawnych.
Compliance to bowiem bardzo szeroko zakrojony system etyczny, który działa na wielu płaszczyznach. Głównym założeniem systemu compliance jest funkcjonowanie firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Takie działanie przedsiębiorstwa ma na celu chronić firmę przed karami oraz różnego rodzaju stratami finansowymi w przypadku problemów wynikających z naruszenia przepisów prawa. Osobą, która jest odpowiedzialna za wprowadzanie systemu compliance jest compliance officer. Do jego zadań należy edukowanie pracowników, tworzenie analiz ryzyka, a także przyjmowanie wszelkich zgłoszeń dotyczących nadużyć.
Compliance — co to jest?
Kolejną rzeczą, o której powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca jest fakt, że pojęcie compliance jest bardzo szerokie. Oznacza to w praktyce, że dobrze działający system compliance przenika niemal każdy aspekt działalności przedsiębiorstwa. Jednym z najważniejszych działań systemu compliance jest kontrola wewnętrzna. System ten wykrywa niezgodności w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa i projektuje mechanizmy, które mają im zapobiec.
Kolejnym zadaniem, jakie wiąże się z systemem compliance jest minimalizacja ryzyka w firmie. Dzięki temu przedsiębiorstwo może być lepiej zabezpieczone przed ewentualnymi problemami w przyszłości. System compliance działa również jako wsparcie prawne, które umożliwia przedsiębiorstwu działanie zgodne z regulacjami prawnymi. Ostatnim zadaniem, jakie spoczywa na systemie compliance jest zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny audyt w zakresie działania różnych obszarów przedsiębiorstwa.
Co to jest compliance i jak wdrożyć je w firmie?
Warto pamiętać, że aby system compliance mógł przynosić jak największe efekty w przedsiębiorstwie musi on działać na dwóch płaszczyznach: wewnętrznej oraz zewnętrznej. Do działań wewnętrznych zalicza się przede wszystkim tworzenie regulaminów oraz kodeksów postępowania. Należy pamiętać, że aby miały one moc prawną muszą zostać przyjęte do stosowania, np. w formie uchwały zarządu spółki. Dzięki temu będą miały nie tylko większą moc prawną, ale również zaczną obowiązywać na każdym poziomie kadrowym, począwszy od kadry kierowniczej.
Należy również pamiętać o regularnej edukacji pracowników. Należy ich uświadamiać, że podejmowane przez nich decyzje mają przełożenie na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Z kolei działania zewnętrzne to przede wszystkim uczciwe podejście w stosunku do kontrahentów, klientów oraz instytucji prawnych.
Wdrażanie compliance w firmie to również zawieranie wszelkiego rodzaju umów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Obowiązkiem firmy jest ochrona danych osobowych oraz danych wrażliwych nie tylko swoich pracowników, ale również klientów. Jak więc widać, compliance to doskonałe zabezpieczenie przed wszelkiego rodzaju negatywnymi konsekwencjami. Warto więc zainwestować w system compliance, który z pewnością przyniesie wymierne korzyści w przyszłości.