Rewolucja w aktach pracowników od 2019r.
Od 1 stycznia 2019 roku nastąpią ważne zmiany w zakresie czasu przechowywania akt pracowników. Resort pracy przygotowuje też zupełnie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych pracowników pojawi się dodatkowa, czwarta część. Działy kadr muszą przygotować się do zmian.
Obowiązujące do tej pory rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej ma już 12 lat. Mimo że było nowelizowane tylko kilka razy, 1 stycznia zastąpi je zupełnie nowy akt. Jego projekt upubliczniono w piątek i przekazano do konsultacji społecznych. Zmiana dostosuje teczki pracowników do RODO i ustawy wprowadzającej nowy okres przechowywania dokumentacji oraz jej elektronizację.
Akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części. Dotychczasowa część C zostanie przeniesiona do części D, a w nowej części C gromadzone będą dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
Pracodawca będzie musiał pilnować okresu umożliwiającego przechowywanie dokumentu dotyczącego nałożenia danej kary w nowej części C. Po upływie okresu zatarcia kary będzie trzeba usunąć go z akt osobowych. Wówczas zmianie musi ulec także numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary.
Jak będzie po zmianach?
Zmiany wynikają z konieczności dostosowania rozporządzenia m.in. do wymagań RODO.
Z tego powodu zrezygnowano np. z wyliczenia w rozporządzeniu dokumentów, które należy gromadzić w związku z rekrutacją na dane stanowisko i zastąpiono je odesłaniem bezpośrednio do art. 22(1) kodeksu pracy (określa katalog danych, których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie). Pracodawca będzie mógł żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. W przypadku zatrudnienia kopie dokumentów przedstawionych przez pracownika w trakcie jego rekrutacji oraz już po jego zatrudnieniu, poświadczające przekazane dane osobowe, pracodawca będzie mógł włożyć do akt osobowych pracownika – odpowiednio do części A lub B.
Dodatkowe przepisy w nowym rozporządzeniu:
Oprócz zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej w nowym rozporządzeniu znajdą się też regulacje w sprawie:
- sposobu i trybu doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposobu odbioru dokumentacji pracowniczej
- sposobu wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej uprawnionym członkom jego rodziny, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika
To nowe regulacje, które zostaną wprowadzone 1 stycznia 2019 roku przez ustawę z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Kiedy zaczną obowiązywać nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych?
Projekt jest dopiero na etapie konsultacji. W jego sprawie wypowiedzą się m.in. organizacje pracodawców i związki zawodowe. Konsultacje zakończą się w połowie października, a zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 roku. Od tego dnia pracodawcy będą mieli 6 miesięcy na dostosowanie do nowych regulacji sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy będą zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 roku. Akta pracowników zatrudnionych później będą musiały być prowadzone już zgodnie z nowymi wymaganiami.
Konsultuj z nami ważne dla Ciebie tematy. Zapraszamy do działu BHP i KADR
Źródło: https://www.prawo.pl/kadry/akta-osobowe-pracownikow-zmiany-w-2019-roku,300044.html?utm_source=facebook.com&utm_medium=social&utm_campaign=artykul&utm_term=akta-osobowe-pracownikow-zmiany-w-2019-roku,300044&utm_content=HR-w-kadrze