Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny definiowany jest jako niezależna działalność weryfikująca i doradcza, mająca na celu poprawienie sprawności organizacji. Dzięki niemu można pomóc przedsiębiorstwu osiągnąć jego cele. Jeśli chcecie Państwo dowiedzieć się, jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie, to zapraszamy do zapoznania się z dalszą częścią artykułu.
Czym jest audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny to najskuteczniejsze narzędzie przeznaczone do regularnego kontrolowania, czy wszystko w organizacji działa zgodnie z założeniami. Przeprowadzany jest on przez wewnętrznych audytorów w celu samooceny wyrobów, systemów i procesów. Wykonuje się go w sytuacji, gdy wdrożono nowy proces lub produkt bądź dokonano modyfikacji aktualnych procesów. Audyt wewnętrzny jest bardzo ważny także, gdy wystąpił jakikolwiek problem z bezpieczeństwem pracy, środowiska czy produktu. W czasie audytu oceniany jest obszar, produkt bądź proces. Należy pamiętać, że podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego, trzeba używać znanej terminologii, na bieżąco podawać informacje o postępach i wynikach, a także jasno i zrozumiale przedstawić dany problem. Istotne jest również to, aby nie wyciągać nieuzasadnionych wniosków i stosować wyłącznie podejście oparte na dowodach. Przeprowadzając audyt wewnętrzny, należy pamiętać o uczciwości, sumienności, poufności i bezstronności.
W jakim celu przeprowadza się audyt wewnętrzny w firmie?
Zanim odpowiemy na pytanie, jak przeprowadzić audyt wewnętrzny, chcielibyśmy wskazać, jakie są jego główne cele. Otóż przede wszystkim ma on za zadanie pomóc organizacji osiągnąć jej cele. Umożliwia on dokonanie oceny i następnie udoskonalenie skuteczności procesów kontroli oraz zarządzania ryzykiem i organizacją. Dzięki audytowi można wnieść do przedsiębiorstwa wartość dodaną.
Audyt wewnętrzny – jak przeprowadzić? Praktyczne porady
Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie? Na początku należy ustalić jego datę, zaplanować przebieg i wybrać produkt, proces lub obszar, który ma zostać poddany audytowi. W następny kroku oceniana się dany wyrób bądź proces, a także związane z nim zagadnienia. W kolejnym etapie sporządza się raport i przesyła go do wszystkich uczestników audytu. Następnie istotne jest podjęcie działań mających na celu zniwelowanie niezgodności zawartych w audycie. Na końcu ocenia się skuteczność tych działań. Audyt wewnętrzny należy przeprowadzić na podstawie wymagań prawnych i regulacji, planów systemu zarządzania bądź procedur lub procesów systemu zarządzania wskazanych przez organizację.
Raport z audytu wewnętrznego – co musi zawierać?
Już wiecie Państwo, jak przeprowadzić audyt wewnętrzny krok po kroku. Teraz zastanawiacie się, co musi zawierać raport z audytu? Przede wszystkim obejmuje on informacje o celach i zakresie audytu, zespole audytorów, osobach odpowiedzialnych za procesy oraz dacie i miejscu prowadzenia audytu. W raporcie nie może również zabraknąć szczegółowego omówienia uzyskanych dowodów lub źródeł informacji, a także dobrych praktyk zaobserwowanych podczas audytu. Raport powinien również zawierać szczegóły o przeszkodach napotkanych w czasie prowadzenia audytu.
Zamknięcie audytu wewnętrznego – jak wygląda ten proces?
Przed zamknięciem audytu wewnętrznego audytor wiodący prowadzi spotkanie, podczas którego prezentuje i szczegółowo omawia wszystkie dane zawarte w raporcie. Podczas tej konsultacji uczestnicy zastanawiają się, w jaki sposób mogą udoskonalić działania firmy, aby osiągnąć założone przez nią cele. Jeśli strony audytu mają rozbieżne opinie, konieczne jest ich przedyskutowanie, przeanalizowanie i dojście do konsensusu. Gdy raport zostanie zaakceptowany i podpisany, następuje jego publikacja i archiwizacja.
W kolejnym kroku podejmowane są konkretne działania naprawcze. Mają one na celu poprawienie sytuacji w organizacji. Opracowywane są przez właściciela audytowanego obszaru bądź procesu. Na końcu przebieg działań naprawczych jest raportowany do zarządu. W raporcie zawarte są dokładne informacje o skuteczności podjętych działań.