Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

W dniu 1 stycznia 2019 roku w życie weszła ustawa, dotycząca skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Zgodnie z jej treścią akta pracownicze można przechowywać nie przez 50 a jedyne 10 lat. Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy do przeczytania artykułu.

Akta osobowe pracowników – okres przechowywania

Zgodnie z ustawą akta pracownicze należy przechowywać 10 lat, czyli o 40 lat krócej, niż wcześniej niezależnie czy jesteś pracodawcą czy zleceniodawcą. Pracowników, których zatrudniłeś po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. możesz skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli spełnisz dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:
– przekażesz do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
– raport informacyjny (ZUS RIA).
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowujesz przez okres 50 lat.

Jeśli nie złożysz za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, będziesz tak jak dotychczas zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustalana jest podstawa wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u Ciebie.

Zastanawiasz się, co zrobić, jeśli pracownik nie odbierze swoich akt? Otóż w tym przypadku należy zniszczyć je w terminie do 12 miesięcy po upływie terminu wyznaczonego na odbiór dokumentów. Do czasu zniszczenia akt, pracownik ma pełne prawo otrzymać swoje dokumenty.

W związku z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. pracodawca ma również obowiązek przekazać pracownikowi specjalny dokument, informujący o okresie przechowywania jego akt osobowych. Dokument ten musi zawierać wyznaczoną datę odbioru. Należy jednak zaznaczyć, że ten obowiązek dotyczy wyłącznie pracodawców, którzy nadal przechowują dokumenty w wersji papierowej.

Co jako pracodawca przekazujesz pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA?

Powinieneś przekazać pracownikowi:
– kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
– dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
– dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pouczasz pracownika o:
– skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
– prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
– prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Jako zleceniodawca powinieneś przekazać zleceniobiorcy:
– kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
– pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Wielu osobom wydaje się, że ustalenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej to trudne zadanie. Zapewniamy jednak, że wcale tak nie jest. Pracodawca przechowuje akta osobowe i dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którym ustał stosunek pracy. Zatem jeśli umowa danej osoby kończy się dnia 13 marca 2022 roku, to koniec tego okresu mija 31 grudnia 2032 roku. W tym przypadku pracownik ma czas do 31 stycznia 2033 roku na odbiór dokumentacji. Jeśli nie stawi się on po swoje akta, pracodawca ma obowiązek zniszczyć je w ciągu 12 miesięcy, czyli do końca stycznia 2034 roku.

Jak widać, obliczenie okresu przechowania dokumentacji pracowniczej jest bardzo proste. Należy pamiętać, że przestrzeganie terminów jest bardzo ważne i pozwala uniknąć płacenia kosztownych kar.

Upadłość pracodawcy – co w tym przypadku z aktami pracowniczymi?

Jeśli pracodawca ogłosi upadłość, syndyk ma obowiązek wskazać przedmiot specjalizujący się w dziedzinie przechowywania dokumentacji pracowniczej i przekazać mu wszelkie akta. Syndyk jest również odpowiedzialny za zapewnienie środków finansowych na ten cel. Jeśli nie posiada on takich środków, dokumentacja trafia do państwowego archiwum utworzonego przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.