Audyt ISO – jak się przygotować?

Każdy audyt wymaga odpowiedniego przygotowania. Proces ten dotyczy bowiem bezpośrednio funkcjonowania firmy i może być punktem wyjścia do zaplanowania kierunku dalszego jej rozwoju. Dlatego też przed wdrożeniem kolejnych standardów do codziennej pracy należy dobrze zastanowić się, jak przygotować się do audytu ISO. Jest to zadanie możliwe do osiągnięcia, jeśli tylko osoby odpowiedzialne za przebieg takiego procesu w firmie będą wiedziały, co zrobić krok po kroku.

Audyt ISO – jak się przygotować i co to jest?

Audyt ISO to proces oceny zgodności działań i procedur organizacji z wymaganiami normy ISO. Nadawane są przez International Organization for Standardization, od której nazwy pochodzi charakterystyczny skrót.

Mianem norm ISO zbiorczo określa się międzynarodowe standardy określające wymagania oraz zalecenia dotyczące systemów zarządzania, produktów i usług.

Proces przygotowania do audytu ISO jest tym bardziej ważny, że może być przeprowadzany przez wewnętrznego audytora. Nie zawsze jednak tak się dzieje – zdarza się również, że nad przebiegiem tego procesu czuwają przedstawiciele niezależnej firmy audytorskiej.

Przygotowanie do audytu ISO i jego przebieg

Podczas oficjalnego audytu ISO określa się poziom zgodności działań organizacji z normą, a także wyznacza obszary, w których przedsiębiorstwo musi ulepszyć swoje procedury i działania w taki sposób, aby sprostać międzynarodowym wymaganiom.

Zdecydowanie najczęściej przeprowadzenie oficjalnego audytu ISO jest wymagane w celu uzyskania certyfikatu ISO. Dokument ten potwierdza, że organizacja spełnia określone wymagania. Z punktu widzenia dalszego rozwoju firmy starającej się o uzyskanie certyfikatu ISO może to być ważne narzędzie, wskazujące na wysoką jakość produktów lub oferowanych usług.

Przygotowanie do audytu ISO ma więc swój jasny cel, który może zostać osiągnięty jedynie przy zachowaniu wysokiego poziomu profesjonalizmu oraz pełnej otwartości na wprowadzenie niezbędnych zmian.

Jak przygotować się do audytu ISO?

Jak w przypadku każdego innego procesu, tak również do audytu ISO należy się odpowiednio przygotować. To ważny krok w zapewnieniu, że organizacja spełnia wymagania normy i ma realne szanse na uzyskanie certyfikatu ISO.

Pierwszym krokiem przygotowania do audytu ISO zawsze powinno być dokładne zapoznanie się z wymaganiami normy, która jest przedmiotem tego audytu. Należy dokładnie przeanalizować wymagania, a następnie porównać je z działaniami oraz procedurami w organizacji. Na bazie takich informacji można już stworzyć oficjalną dokumentację związaną z systemem zarządzania jakością. Powinna ona obejmować wszystkie procedury, instrukcje, działania w ramach wewnętrznej polityki firmy, wytyczne oraz inne dokumenty związane z zarządzaniem jakością.

W ramach przygotowania do audytu ISO dobrze jest także postarać się o przeprowadzenie identycznego wewnętrznego procesu. Wykonanie takiej czynności jeszcze przed oficjalnym audytem pozwoli na zidentyfikowanie tych obszarów, które wymagają ulepszeń. W ramach wewnętrznego procesu można również ocenić skuteczność działań organizacji.

Co ważne – ten proces powinien zostać przeprowadzony przez niezależnego audytora, tak aby zachować rzetelność oraz wysoki standard audytu, zbliżony do oficjalnych norm.

Przygotowanie do audytu ISO krok po kroku

Gdy audyt wewnętrzny dobiegnie końca, można przejść do przeprowadzenia szkoleń związanych z systemem zarządzania jakością wśród pracowników. Pozwala to na podniesienie świadomości dotyczącej wymagań normy ISO oraz pokazanie zatrudnionym osobom, w jaki sposób należy w praktyce stosować procedury i podejmować działania zgodne z obowiązującymi zasadami.

Po stronie pracowników zajmujących się techniczną stroną przebiegu audytu leży przygotowanie dokumentacji, która będzie potrzebna audytorowi zewnętrznemu podczas oficjalnego procesu. Powinna ona zawierać wszystkie informacje na temat działań i procedur organizacji, a także dowody, które potwierdzą zgodność z wymaganiami normy ISO.

Wreszcie ostatnim krokiem przygotowań do audytu ISO powinno być sporządzenie planu działania obejmującego poprawki i ulepszenia, które zostaną wprowadzone po wewnętrznym procesie.