Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością
Pełnomocnik ds. Jakości to jedyna, wprost opisana w normie ISO, funkcja w systemie zarządzania. Jest odpowiedzialna i obowiązkowa, jak więc zostać dobrym Pełnomocnikiem ds. Jakości?
Proces wdrażania Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 nie jest procesem ani szybkim, ani łatwym, a już na pewno nie takim, który możemy przeprowadzić pobieżnie. Każdy popełniony przez nas błąd jest zauważalny dopiero przy końcowym etapie wdrażania, dlatego doświadczenie i bogata wiedza są kluczowe do odpowiedniego wdrożenia systemu. Jednym z błędów, który możemy popełnić jest zatrudnienie nieodpowiedniego Pełnomocnika ds. Jakości.
Komu potrzebny Pełnomocnik ds. Jakości?
Każda organizacja podejmująca decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania jakością potrzebuje osoby, która pokieruje zespołem, zarządzi procesem budowania systemu jakości, a w efekcie odpowie za skuteczne przeprowadzenie certyfikacji systemu. Wdrażanie systemu jakości to intensywna praca koncepcyjna, poszerzanie wiedzy specjalistycznej dotyczącej wymagań norm ISO 9001 oraz dogłębnego poznawania zasad zarządzania i technik jakości. Dlatego okres zdobywania niezbędnej wiedzy oraz doświadczenia, które będą przyszłemu pełnomocnikowi potrzebne do zarządzania systemem, jest warunkiem koniecznym.
Drugą sytuacją, kiedy firma poszukuje pełnomocnika jest zmiana personalna na owym stanowisku. Wtedy główną rolę grają doświadczenie, zdobyta wiedza, praktyka oraz zaangażowanie.
Co wyróżnia dobrego Pełnomocnika ds. Jakości?
Norma ISO 9001 nie stawia żadnych konkretnych wymagań dotyczących dodatkowych obowiązków pełnomocnika. O tym, jakie uprawnienia i odpowiedzialność powinien mieć przedstawiciel kierownictwa mówi punkt 5.5.2. Pomimo braku formalnych wymagań osoba pełniąca funkcję pełnomocnika powinna posiadać odpowiednie kompetencje – jakie? O tym decyduje sama organizacja. Wybierany pełnomocnik powinien:
- Być członkiem zarządu/najwyższego kierownictwa
- Bardzo dobrze znać wymagania normy ISO 9001 i zasady funkcjonowania systemu jakości w organizacji
- Być szanowanym pracownikiem i posiadać duży autorytet w organizacji
- Posiadać umiejętności kierownicze
- Powinien mieć wiedzę nt. danej branży (zupełnie inaczej zarządza się biurem rachunkowym, placówką medyczną, czy też firmą produkcyjną).
Pełnomocnik musi skutecznie wykonywać wszystkie obowiązki, jakimi są komunikacja, przekazywanie dokumentów, upoważnianie, raportowanie, nadzorowanie osób na wszystkich szczeblach wewnętrznych i zewnętrznych organizacji. Może to zrobić poprzez dostęp do odpowiednich zasobów. Oprócz tego jego obowiązkami będą m.in.:
- Kierowanie organizacją podczas okresu zarządzania jakością
- Raportowania dla kierownictwa najwyższego szczebla w sprawie skuteczności systemu zarządzania jakością
- Gwarantowanie zgodności systemu z wymaganiami normy z ISO 9001
- Reprezentowanie organizacji wobec klientów oraz innych zainteresowanych stron.
Jak zostać dobrym Pełnomocnikiem ds. Jakości?
Gruntowne przeszkolenie zawierające solidną dawkę wiedzy i wskazówek praktycznych na temat wymagań normy ISO 9001 i zastosowania jej do potrzeb danej organizacji jest rzeczą obowiązkową. Przygotowanie pełnomocnika do jego roli to wytłumaczenie nie tylko podejścia procesowego stosowanego w zarządzaniu jakością, przedstawienie zasad tworzenia dokumentacji systemowej, prowadzenia przeglądów zarządzania. To również szkolenie z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, komunikacji interpersonalnej, czy też autoprezentacji. Podczas dobrego szkolenia pozyskana zostanie również wiedza z technik jakości, metod analizy ryzyka i innych.
Doświadczenie i praktyczne umiejętności, których można nabyć jedynie przez ciągłą pracę i udział w doskonaleniu systemu zarządzania to coś, czego nie zdobędziemy w godzinę. Obsadzając Pełnomocnika ds. Jakości warto pamiętać, że musi on być kompetentnym partnerem dla wszystkich – klienta, kierownictwa, jednostek certyfikujących oraz swoich pracowników. Pewność siebie + doświadczenie + odpowiednie szkolenie sprawi, że otrzymamy idealnego Pełnomocnika ds. Jakości. Dlatego też, jeśli chcemy wdrożyć w swojej firmie certyfikat ISO 9001, możemy zrobić to własnymi siłami albo skorzystać z doświadczenia profesjonalnej firmy konsultingowej, jaką jest AGM Konsulting. Wówczas, na podstawie wywiadów z zarządem i pracownikami organizacji, opracujemy całość dokumentacji, pomożemy ją wdrożyć, odpowiednio przeszkolimy przyszłego Pełnomocnika ds. Jakości, przeprowadzimy audyty wewnętrzne ISO 9001 oraz działania korygujące i zapobiegawcze. Te czynności wskażą słabe mocne i obszary dalszego doskonalenia, co w konsekwencji zoptymalizuje działania i zyski przedsiębiorstwa.